Движение документации
Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки собственно документов. По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы в свою очередь делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования управленческого труда. При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. [10]
В соответствии с национальным стандартом Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В документообороте различают потоки входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов[11].
Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности организации, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков: бланк для письма; общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).
Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы организации по формам и назначению можно разделить на три группы:
- Организационные документы, которые регламентируют деятельность организации (Устав, инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т.п.);
- Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором и его заместителями;
- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).
Входящие документы поступают в ООО через почту (заказные и простые письма), по средствам курьеров, а так же по каналам электрической связи (телефонограммы, факсы, электронные документы).
Все входящие документы принимаются централизованно, секретарем, который сидит в приемной у Генерального директора. Получая входящий документ, секретарь проверяет правильность доставки документа по адресу, указанному на конверте.
Если на конверте имеется пометка «лично», то секретарь не вскрывает письмо, а в запечатанном виде передает, указанному лицу на конверте. Затем, если конверт адресован правильно и нет пометки «лично», он вскрывает письмо и в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 на лицевой стороне в нижнем правом углу проставляет отметку о поступлении документа, которая включает наименование организации, очередной порядковый номер и дату поступления документа. Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые.
Движение документов в учреждении:
| ||
 | ||