Этапы подготовки корпоративных мероприятий
Первый этап: определиться с желаниями и возможностями. Подготовка к большому праздничному мероприятию требует серьезных затрат, и материальных, и организационных, поэтому в нашей компании мы начинаем ее за полгода до даты проведения корпоративного праздника. Так как День Компании проводится в середине июля, то уже в январе мы составляем тендерный список. Формируя его, мы оцениваем потенциальных участников тендера, прежде всего, с точки зрения их опыта и возможностей. Безусловно, лучший способ - лично посетить одно из организованных ими мероприятий.
Хочу отметить, что компания, которая провела для нас успешное мероприятие, имеет определенные преимущества. Но в случае ее желания продолжить сотрудничество с нами, она обязана участвовать в следующем тендере на общих основаниях.
В начале февраля мы рассылаем брифы мероприятия в те компании, которые мы хотели бы пригласить к участию в тендере.
Второй этап: выявить лидеров тендера. Итак, бриф разослан. По его условиям предложения, присылаемые на тендер, обязательно должны включать перечень рекомендуемых площадок для проведения нашего мероприятия, одну или несколько сценарных заявок и иллюстрирующие их эскизы декораций, оформления, костюмов, а также предварительную смету.
На подготовку предложений компаниям дается, как правило, три-четыре недели, в течение этого срока они могут позвонить нам для того, чтобы уточнить те или иные вопросы. Обычно они хотят получить более детальную информацию: каковы номинации награждения, наши предпочтения в выборе площадки, конечно, пытаются узнать предельный размер бюджета, выделяемый на мероприятие.
Мы намеренно не указываем в брифе бюджет мероприятия. Рассматривая присланные предварительные сметы, мы оцениваем их с точки зрения соответствия существующим рыночным расценкам и сравниваем между собой, делая собственные выводы о том, насколько нам экономически выгодно взаимодействовать с тем или иным агентством.
При первичном рассмотрении. Производя первый «отсев», мы руководствуемся следующим простым принципом. Корпоративный праздник должен соответствовать сущности корпоративной культуры, сложившимся традициям и имиджу Компании. Поэтому агентства, которые предлагают украсить зал воздушными шарами или провести церемонию награждения на пляже с помощью мультипликационных героев, заканчивают свое участие в тендере задолго до его финала.
Что касается предложений по сценариям, то чаше всего, конечно, обыгрывается профессиональная тема: декорации в виде шахт, балет в рабочей спецодежде, ведущий у доменной печи и т. п. Но в праздник все-таки хочется Праздника, а не эффекта «дежа вю». Из самых экстравагантных заявок запомнилась такая: нам предложили провести наше празднование в виде «путешествия» в поезде «Москва-Норильск-Москва», не уточнив, существует ли такой маршрут, А суровая правда жизни такова: природные условия не позволяют проложить железную дорогу до Норильска. Это смелое предложение до сих пор веселит моих коллег.
Но все-таки, в основном мы получаем интересные, профессионально проработанные предложения. Рассматривая их, мы выбираем несколько компаний с наиболее, на наш взгляд, креативными и адекватными нашему видению праздника идеями и предварительной сметой, соотносимой с бюджетом нашего мероприятия.
Третий этап: не ошибиться с выбором партнера. Итак, определив «финалистов» (как правило, три или четыре компании), мы даем им возможность защитить свои предложения лично в рамках открытой презентации перед оргкомитетом, состоящим из сотрудников НМК «Норильский никель», ответственных за организацию корпоративного мероприятия. Задача конкурсантов состоит в том, чтобы максимально полно и выигрышно представить свое предложение и убедить оргкомитет в том, что праздник, организованный их компанией, будет безупречным.