Технология и организация документационных работ

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год.

Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации. При определении документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно[12].

Постановка делопроизводства. Общей задачей всех подразделений ООО является организация хозяйственной деятельности предприятия, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами заданий плана предприятия, сохранности и эффективности использования основных фондов и оборотных средств, своевременности платежей по обязательствам предприятия.

Неотъемлемой частью организации работы с документами ООО, является обеспечение документооборота финансово-экономической документации.

Общий объем документооборота ООО составляет порядка 26 000 в год, из которых входящих документов около 6 000, исходящих – 17000, внутренних – 2500.

Поступающие на предприятие документы, образующие входящий документопоток, проходят регистрацию в корпоративной системе «Организационно-распорядительная документация ООО специалистом секретариата и делопроизводства.

Для того, чтобы исключить двойную регистрацию, не регистрируются в секторе секретариата и делопроизводства счета-фактуры, поскольку они проходят регистрацию в корпоративной информационной системе предприятия ООО в финансовом отделе. Поэтому, после вскрытия конверта, счета-фактуры напрямую передаются в финансовый отдел под роспись в накладной, если письмо было отправлено заказным. На предприятие в год поступает порядка 2000 счетов-фактур.

Все остальные документы, касающиеся деятельности финансово-экономического управления, регистрируются с проставлением на документах входящего номера, даты поступления, количества листов и количества приложений, если таковые имеются. Затем документы передаются исполнителям в структурные подразделения под роспись в карточках входящих документов, которые формируются индивидуально для каждого документа, на основании информации, фиксируемой в системе «Организационно-распорядительная документация» ООО.

- Движение документов, поступающих Генеральному директору. ■ - Движение документов, поступающих руководителям 0 --Движение нерегистрируемых документов.

Рис.1 Оперограмма движения поступающих документов

В карточках отражаются данные об отправителе (город, название организации, исходящий номер, дата регистрации, тема документа), а также входящий номер, дата поступления документа в ООО, фамилия и инициалы исполнителя. Далее карточки остаются в секторе секретариата и делопроизводства и формируют картотеку входящей корреспонденции, которая располагается в алфавитном порядке названий городов в разрезе каждого месяца.

Поступившие в секретариат требования налоговых органов, ставятся на письменный контроль с выдачей контрольных карточек.

В качестве примера входящего документопотока рассмотрим движение счетов-фактур на ООО (Рис. 2).