Технология и организация документационных работ

Рисунок 2 - Оперограмма движения входящих счетов-фактур

Счет-фактура – это товарно-расчетный документ, который выписывает поставщик при отпуске товара покупателю. В целях укрепления финансовой дисциплины и отражения фактов хозяйственной деятельности в том отчетном периоде, в котором они имели место в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, на предприятии был установлен следующий порядок регистрации и перемещения между структурными подразделениями счетов-фактур, счетов (платежных требований).

Все поступающие на предприятие счета-фактуры и счета регистрируются в обязательном порядке в финансовом отделе в журнале регистрации с присвоением порядкового номера и указанием даты. Счета-фактуры, оформленные с нарушением ст. 69 Налогового кодекса Российской Федерации, а также «Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» регистрации не подлежат и возвращаются поставщику (подрядчику) с указанием причины возврата.

В течение рабочего дня копии указанных документов передаются в соответствующие структурные подразделения конкретным исполнителям под роспись с указанием даты передачи документа.

Исполнителями структурных подразделений проверяются счета-фактуры на соответствие № заказа, акцептируются при наличии акта выполненных работ (услуг), подтверждается приход товарно-материальных ценностей или его отгрузка (товар в пути), согласовывается позиция в системе Oracle Applications и в течение трех рабочих дней передается под роспись в финансовый отдел с указанием даты. В случае отсутствия у исполнителя возможности акцепта счета-фактуры в течение трех рабочих дней, он обязан согласовать дату возврата (предоставления) с финансовым отделом.

Финансовый отдел в течение двух рабочих дней согласовывает счета-фактуры и утверждает в системе Oracle Applications.

Счета-фактуры на отгруженную продукцию, реализованные товарно-материальные ценности, оказанные услуги оформляются финансовым отделом в течение 5 дней со дня получения первичных документов (накладных на отпуск на сторону, актов выполненных услуг).

Работники бухгалтерского отдела регулярно получают в финансовом отделе оригиналы и копии счетов-фактур, счетов под роспись с указанием даты для контроля правильности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Исполнители структурных подразделений все акцептированные счета-фактуры за отчетный месяц сдают в финансовый отдел не позднее 3 числа месяца, следующего за отчетным.

Исходящий документопоток включает в себя документы, формируемые в финансово-экономическом управлении предприятия, и содержащие в себе ответы на требования налоговых органов, акты сверки взаимных расчетов, сведения отправляемые в федеральную службу государственной статистики, письма в банки и др. Исходящие документы, после подготовки, согласования и подписания, проходят регистрацию в корпоративной системе «Организационно-распорядительная документация ООО специалистом сектора секретариата и делопроизводства (кроме счетов-фактур, которые регистрируются в корпоративной информационной системе предприятия Oracle финансовым отделом (порядка 1100 в год). В системе фиксируется информация о получателе (город, название организации), порядковый исходящий номер, дата регистрации, исполнитель и код его структурного подразделения, а также тема документа.

Далее документы проходят обработку для отправки (взвешиваются, заворачиваются в конверты, проходят обработку на фанкеровальном аппарате). Затем на весь объем корреспонденции, в день ее отправки, оформляется реестр на отправку в двух экземплярах, один экземпляр которого, с отметками специалистов Главпочтамта, возвращается на ООО и подшивается в дело для текущего хранения. В реестре на отправку фиксируется адрес получателя, регистрационный исходящий номер письма ООО, а также регистрационный номер, который проставляется в почтовом отделении. Кроме того, на основании данных, внесенных в систему «Организационно-распорядительная документация ООО, специалистом распечатывается реестр исходящих документов, отправленных за день, который подшивается в дело для текущего хранения. Процесс формирования исходящего потока документов можно представить в виде схемы: Обработка отправляемых документов в ООО.