Использование информационных технологий в бухгалтерии ОАО «Модель»

Недостаточное внимание уделяется унификации и стандартизации первичных документов. Наиболее распространенные их виды, например счет-фактура, накладная, не унифицированы. Каждый поставщик, как правило, применяет свои формы таких документов, не учитывая то, как они будут использованы в дальнейшем. В большинстве случаев первичная документация заполняется вручную.

Еще одним отрицательным моментом бухгалтерского учета товарооборота и процессов производства на предприятиях является его недостаточная оперативность. Для ее устранения необходимо автоматизировать работу бухгалтера, но для этого на начальном этапе надо привести однородные документы к определенной форме.

Внедрение средств автоматизации для работы главного бухгалтера позволит сократить затраты времени на обработку, создание, исправление бухгалтерской документации, что, в свою очередь, должно привести к улучшению качества документационного обеспечения работы бухгалтерии.

Автоматизированная система бухгалтерия предприятия предназначена для составления и оформления документации при поступлении материалов; документов, подтверждающих товарооборот и отпуск готовой продукции; регистрации документов, хранения данных, имеющих наибольшее значение для предприятия, хранения документов на машинном носителе.

Предлагаемая база данных системы управления документооборота (СУД) состоит из двух частей:

- внемашинной;

- внутримашинной.

Внемашинная БД необходима для организации работы и поддерживания фондов информации, не хранящейся на машинном носителе, но необходимой для работы данной системы. Внемашинная БД находится в постоянном взаимодействии с автоматизированными функциями СУД. При описании внемашинной БД задается последовательность процедур по маршруту движения документа или группы документов по передаче их на АРМ СУД для использования в процессе управления. Внемашинную БД составляют самые различные документы, которые подлежат обязательной регистрации во внутримашинной БД. К таким документам относятся: счета-фактуры, сертификаты качества, справки, т. е. сопроводительная документация, подтверждающая качество сырья. Документы, формируемые системой, также должны распечатываться в нужном количестве экземпляров и передаваться исполнителям. Внемашинная БД содержит нормативные документы, регламентирующие деятельность бухгалтерии предприятия. Организацией внемашинной БД занимается бухгалтер. Бухгалтер обязан должным образом хранить документы на бумажных носителях, распечатывать необходимые документы и передавать эти документы исполнителям.

Внутримашинная БД создается и поддерживается с помощью компьютерных СУБД и представляет собой совокупность специальным способом структурированных и форматированных файлов данных, хранящихся на машинных носителях информации. Одной из наиболее распространенных для управления БД на уровне малого предприятия является СУБД Access для Windows. Данные из этой системы с помощью стандартных средств Access легко передаются в другие программы, входящие в состав MS Office: Word, Excel, что обеспечивает возможность передачи данных в другие информационные системы. Внутримашинная БД Бухгалтерии предприятия, mdb" разработана средствами Access 2000. Поддержанием работы БД занимается администратор базы данных (АБД). Работа АБД заключается в создании самой БД и технологическом контроле, необходимом для осуществления решений главного бухгалтера, который принимает решение о том, какие данные хранить в БД. Конечным пользователем БД является главный бухгалтер, который работает с БД непосредственно через рабочую станцию. На должность АБД необходимо принять программиста.