Использование информационных технологий в бухгалтерии ОАО «Модель»

Внутримашинная информационная база располагается на жестком диске компьютера, а резервные копии — на жестком диске или гибких дисках.

При создании и функционировании внутримашинной БД общие ограничения целостности контролируются средствами СУБД MS Access, в системе присутствуют частные ограничения целостности, с помощью которых осуществляется контроль некоторых параметров. Система обеспечивает контроль следующих параметров:

- поставка не должна быть меньше 10 кг;

- дата для приходной накладной может вводиться только текущая;

- дата для расходной накладной может вводиться только текущая.

База данных бухгалтерии предприятия включает в себя следующие объекты:

- главную кнопочную форму, которая позволяет работать с формами, отчетами и осуществлять выход из приложения;

- таблицы, которые предназначены для хранения записей;

- формы, предназначенные для внесения новых записей в таблицы;

- запросы, предназначенные для объединения данных из таблиц;

- отчеты, которые предназначены для просмотра и вывода оформленных документов на печать (Приложение 1).

С ее помощью пользователь может работать либо с формами, либо с отчетами. Если необходимо внести какие-либо данные, надо щелкнуть по кнопке "Работа с формами", после чего появятся названия форм, из которых пользователь должен выбрать нужную ему в данный момент форму (Приложение 2).

Для того чтобы внести новые данные в таблицу "приходная накладная", надо открыть форму "Приходная накладная 1" и заполнить все поля, при этом № приходной накладной присваивается бухгалтером на основе существующей нумерации, Форма имеет поле "№ патента", это необходимо, чтобы сделать ссылку на поставщика, так как каждая приходная накладная оформляется на каждую конкретную поставку этого поставщика. Это поле представляет собой поле со списком с номерами всех патентов и соответствующими этим номерам названиями поставщиков.

Для того чтобы составить документ "Приходная накладная, надо открыть кнопочную форму "Приходная накладная". Поля № склада и № сырья представляют собой поля со списком с соответствующими этим номерам наименованиями сырья. Номер приходной накладной также представляет собой поле со списком. В этом списке указаны номера приходных накладных и даты, в которые эти накладные были составлены? Дата соответствующего номера должна совпадать с датой, указанной в поле "дата приходной накладной".

Для того чтобы оформить документ "Расходная накладная", заполняем все поля формы "Расходная накладная". Поля № сырья и № склада представляют собой поля со списком. В этом списке указаны номера и соответствующие этим номерам наименования. Поле № требования-накладной также для удобства пользователя представлено полем со списком. В списке указаны номера всех составленных требований-накладных и даты, соответствующие дням составления накладных.

Для того чтобы оформить документ "Требование-накладная", нужно заполнить все поля формы "Требование-накладная". Чтобы помочь пользователю правильно указать номер требования-накладной, это поле оформлено полем со списком. В список входят номер требований и даты, когда были созданы эти требования. Если подвести курсор к этому полю, то появится подсказка "Введите N;: требования-накладной, дата которого соответствует дате, указанной в поле дата требования-накладной". Также для удобства пользователя поля № сырья, код цеха представлены в форме полей со списком с номерами и соответствующие этим номерам наименованиями сырья и цехами.