Нормативная база и автоматизированные информационные системы, используемые в деятельности отдела
В своей работе служащие отдела руководствуются Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в части, необходимой для исполнения должностных обязанностей, в том числе Федеральным законом от 27.07.2004г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства экономического развития Российской Федерации, правовыми акты Федеральной регистрационной службы, Положением об Управлении, Служебным распорядком Управления, приказами и распоряжениями руководителя Управления, Положением об отделе и должностными регламентами.
Анализ нормативно-правовой базы отдела показал, что относительно специальных систем документации, функционирующих в Управлении, существует и продолжает регулярно пополняться и совершенствоваться достаточно подробная и качественная нормативная база. В частности, нормы регулирующие делопроизводство тех или иных процессов в рамках осуществления функций Росрегистрации и ее территориальными органами, содержатся и на уровне федерального законодательства, и в отдельных постановлениях правительства РФ1 и в приказах Министерств и ведомств РФ. Кроме того, в рамках административной реформы разрабатываются и внедряются административные регламенты исполнения отдельных государственных функций и предоставления услуг1, которые содержат подробные процедурные описания технологии осуществления этих функций, и содержат, в том числе, вопросы, касающиеся документационного сопровождения всех процессов.
Таким образом, подобные регламенты, единые для исполнения всеми органами государственной власти, являются нормативными правовыми актами прямого действия.
Что касается общего делопроизводства, то здесь наблюдается качественно иная ситуация. Инструкция по делопроизводству в Федеральной регистрационной службе создавалась еще на основе разработанной и действовавшей до 2006 года Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Она имеет лишь небольшие отличия в части индивидуализации ее положений для конкретной структуры. Кроме того, Инструкция Федеральной регистрационной службы вводилась как временная на ранних стадиях функционирования службы, и по этой причине не только не соответствует Типовой инструкции, но и не содержит конкретики организационных моментов. Впоследствии вся сложившаяся технология должна была получить свое отражение в итоговом документе – новой Инструкции по делопроизводству, однако этого не произошло.
В сентябре 2005 года в Управлении была введена собственная Временная инструкция по делопроизводству1. Фактически данный документ по содержанию повторяет рассматриваемую выше Инструкцию Федеральной регистрационной службы. Такой подход также нельзя считать верным, поскольку данная инструкция нуждается в адаптации не только с точки зрения ее соответствия нормам Типовой инструкции, но и сточки зрения специфики Управления. Формальный характер инструкции привел к необходимости издания отдельных распорядительных документов по конкретным организационным и процедурным моментам. В частности, отдельными приказами устанавливаются: требования к порядку разработки и оформления локальных актов, порядок использования гербовых бланков1, процедура постановки документов на контроль и снятие с контроля.
Таким образом, установлена необходимость совершенствования нормативной базы общего делопроизводства на локальном уровне. Перед организационно-контрольным отделом стоит задача по разработке качественной инструкции по делопроизводству.
При организации работы с документами в отделе используются традиционные технологии автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства на базе СУБД Lotus Notes. («безбумажный» документооборот). Указанная система функционирует также и в обособленных подразделениях Управления. В отделе установлены два модуля системы: «Служебная корреспонденция» и «Контроль исполнения документов».
С помощью указанной системы: