Нормативная база и автоматизированные информационные системы, используемые в деятельности отдела

- автоматизирован процесс регистрации входящей корреспонденции;

- автоматизирован процесс регистрации исходящей корреспонденции, причем в случаях, когда исходящая корреспонденция является ответом на входящую, фиксируется ссылка на входящий документ;

- осуществляется контроль прохождения документов по исполнителям;

- осуществляется контроль сроков исполнения документов;

- осуществляется быстрый поиск документов по различным реквизитам;

- создана база данных документов за несколько лет.

Регистрация приказов и распоряжений руководителя также ведется в базе Lotus Notes, система регистрации приказов позволяет выводить реестры зарегистрированных документов на печать и вести качественный контроль исполнения документов. Однако следует отметить, что заявления, служебные и докладные записки не заносятся в базу, а регистрируются в журнале.

Для организации работы с обращениями граждан и контроля за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан в Управлении функционирует программа на базе СУБД Access «Кодекс: Письма и обращения граждан». С помощью этой программы выводится форма отчетности по обращениям граждан, направляемая в Росрегистрацию.

Итак, в отделе используется частичная автоматизация, основанная на использовании СУБД Lotus Notes и Access «Кодекс: Письма и обращения граждан». Данная система имеет достаточно большое распространение в органах исполнительной власти и обладает широкими возможностями по построению эффективной поисковой системы.

Заключение

Управление является структурным подразделением. В деятельности отдела выделены два направления: организационно-контрольное (планирование, контроль, обращения граждан, проведение совещаний, семинаров, проверок) и делопроизводство. В своей работе отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента России, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами министерств и ведомств Российской Федерации, положением об Управлении, распорядительными документами Управления и настоящим положением.

Должностные обязанности между служащими отдела распределены равномерно. В отделе практикуется взаимозаменяемость работников, что позволяет не нарушать рабочий процесс во время ежегодных отпусков служащих отдела, либо при наступлении их нетрудоспособности. Однако, в случае, когда несколько служащих занимают одинаковые должности, их деятельность регламентируется одним должностным регламентом, в то время как характер выполняемых функций может быть различным. Выход здесь может быть найден путем выделения в структуре отдела рабочих мест и составления регламентов на каждое такое место.

В ходе прохождения практики в Пограничном Управлении ФСБ РФ по Челябинской области были выявлены следующие аспекты деятельности отдела.

Проведенный анализ документов, регламентирующих деятельность отдела, установлена необходимость разработки инструкции по делопроизводству, которая должна четко и подробно устанавливать правила документирования и организации работы с документами, а также организационные и процедурные моменты деятельности. От того, насколько детально и полно будет описана система планирования, контроля исполнения документов зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности Управления.

Наличие в отделе автоматизированных информационных систем позволяет оперативно и более качественно работать с документами. Однако необходимо внутреннюю корреспонденцию также регистрировать в единой электронной базе. В целом отдел Пограничного Управления справляется со своими должностными обязанностями.