Информационная система управления предприятием
Система информационных потоков — это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Наиболее общая система информационных потоков — это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность. Схема движения информационных потоков внутри предприятия обобщенно представлена на рис.7.
Рис.7 Схема движения информации
Внутреннее управление информационными потоками базируется на понятии документооборота. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам. Порядок движения документов можно представить следующим образом (рис.8).
Рис.8 Схема движения документов на предприятии
Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами.
В соответствии с целью создания документы подразделяются на:
- распорядительные (приказ, указание);
- организационные (положение, устав, инструкция, протокол);
- информационно-справочные (справка, докладная
или объяснительная записка, акт, служебное письмо, телефонограмма, факсограмма, командировочное удостоверение);
- личные (автобиография, заявление, доверенность).
Таким образом, информационное обеспечение на предприятии должно быть представлено разными источниками той или иной информации. Наиболее распространенным видом поиска, хранения, переработки и передачи информации в настоящее время, конечно же, является использование компьютеров, возможно связанных между собой локальной сетью. В таблице 15 представлены основные формы информационного обеспечения, применяемые на нашем предприятии.
Таблица 15. Формы информационного обеспечения
|
Вид ИО |
Форма ИО |
Характер информации |
|
Письменный вид |
Приказы, записки, инструкции |
Информация, которая выполняется беспрекословно |
|
Устный вид |
Совещания, собрания, заседания |
Информация о различных мероприятиях, проверках, анализ деятельности, подведение итогов и др. |
|
Электронный вид |
Компьютер, Интернет, почта, сеть |
Передача информации о состоянии дел в том или ином отделе, на производстве; передача каких-либо запросов, общение с поставщиками и потребителями, заполнение заявок и прием заказов |
Заключение
Управленческие действия позволяют связать процесс выпуска продукции как единую систему, начиная с процессов проектирования и начала организации производства заканчивая утилизацией продукции. Также они позволяют на всех стадиях производства управлять качеством продукции, что ведет к повышению конкурентоспособности выпускаемой продукции. Менеджмент качества перерос границы одного из ответвлений общего менеджмента и переместился в его центр. Он является неотъемлемой составной частью всего управления предприятием, интегрирующей множество различных элементов производственной системы.